Så arbetar Dokka Entreprenør med arbetsmiljö och kvalitet

Kundberättelse · Dokka Entreprenør

Dokka Entreprenør gav de anställda maskinspecifik utbildning. Ändå kom samma avvikelse tillbaka vid ISO-revisionerna.

Utmaningen var inte själva utbildningen. Det var dokumentationen.

För KMA-ansvariga Morgan Brenden är det ett bra exempel på vad som krävs för att få arbetsmiljö- och kvalitetsarbetet att fungera i praktiken. Dokka har 39 anställda och flera projekt igång samtidigt. Kontrakten ställer krav på dokumentation av det utförda arbetet, oavsett vem som är beställare. Dessutom är företaget certifierat enligt ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och ISO 39001, vilket innebär systematiskt arbete med kvalitet, miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet.

Samtidigt ska rutinerna fungera för dem som ska följa dem ute på arbetsplatsen. En maskinförare ska först och främst göra sitt jobb, men måste också kunna dokumentera utbildning, genomföra nödvändiga kontroller och följa de arbetsmiljörutiner som gäller för arbetet.

Morgan och projektledningen har en annan utmaning. De måste ha koll på att kraven följs, utan att lägga arbetsdagen på att kontrollera formulär, efterfråga dokumentation och städa upp registreringar i efterhand.

Maskinspecifik utbildning blev en återkommande ISO-avvikelse

Maskinspecifik utbildning var ett område som krävde mycket uppföljning.

Utbildningen gavs. Utmaningen var att säkerställa att den var dokumenterad.

«Det är inte så att vi inte ger maskinspecifik utbildning, men vi har haft svårt att dokumentera det», säger Morgan.

När en anställd började använda en ny maskin måste utbildningen dokumenteras i flera steg. Platschefen och maskinföraren fyllde i en checklista. Morgan fick följa upp att den var gjord. Sedan gjordes dokumentationen om till PDF och registrerades som kompetens på den anställda.

Sedan måste samma process göras för nästa person och nästa maskin.

Maskinspecifik utbildning blev därför en avvikelse som kom tillbaka vid ISO-revisionerna.

Utbildningen genomfördes. Utmaningen var arbetsflödet kring dokumentationen. Med fler anställda och maskiner krävde det många manuella steg och mycket uppföljning från Morgan.

«Timmarna på dygnet räcker inte till för att sitta och följa upp det här på ett ordentligt sätt», säger Morgan.

Utmaningen var att ha ett arbetsflöde som gjorde det möjligt att dokumentera utbildningen systematiskt för varje anställd och varje maskin, utan att Morgan behövde kontrollera och registrera allt manuellt i efterhand.

KMA-dokumentation som fick städas upp i efterhand

Samma mönster gick igen på andra ställen.

Anställda som arbetade på flera projekt kunde föra timmar på kvällen eller dagen efter. När registreringen skedde i efterhand kunde även bilder och checklistor hamna på fel projekt.

Felet gick att rätta. Men först måste någon upptäcka det. Sedan måste dokumentationen flyttas och korrigeras. Det gav Morgan mer uppföljning i efterhand.

Registrering i efterhand skapade också ett problem för personalöversikten. På bygg- och anläggningsplatser finns krav på personallistor över vem som utför arbete på platsen.

När timmarna fördes först på kvällen eller dagen efter var personallistan inte nödvändigtvis uppdaterad medan arbetet pågick.

Med anställda fördelade på flera projekt behövde Dokka därför också veta vem som var registrerad på de olika projekten medan arbetet pågick.

Från registrering i efterhand till rätt dokumentation från start

När Dokka Entreprenør började använda Ditio Core ändrade de också hur arbetsdagen registreras.

De anställda loggar in när arbetsdagen börjar. Då väljer de projekt och arbetsorder innan arbetet startar.

Genom integrationen mellan Ditio och HMSREG används in- och utloggningen samtidigt för att uppdatera personallistan. Den anställda slipper då registrera samma information på flera ställen.

När arbetsdagen börjar på rätt projekt hamnar också timmar, bilder och checklistor där de ska.

Eftersom registreringen sker i realtid ser projektledningen också vem som är på vilket projekt under hela arbetsdagen.

Därmed blir dokumentationen i mycket högre grad en del av arbetsflödet ute på projektet.

«Och det blir mindre för mig att följa upp i den dagliga driften», säger Morgan.

Enklare att dokumentera utbildningen ute i fält

Arbetsflödet för maskinspecifik utbildning har också ändrats.

Om någon loggar in på en grävmaskin utan registrerad utbildning på just den maskinen får Morgan en avisering på dashboarden.

Det gör det enklare att följa samma rutin för alla anställda och maskiner. Utbildningen genomförs som tidigare, men dokumentationen blir enklare där arbetet sker, samtidigt som Morgan får överblick över vad som saknas.

Spårbar dokumentation från arbetet ute i fält

Spårbarhet är en viktig del av kvalitetsarbetet hos Dokka. Det ska gå att dokumentera vad som har gjorts och hitta tillbaka till dokumentationen när den behövs.

Kontrakten kräver att det utförda arbetet dokumenteras. Det kan till exempel vara checklistor som visar rör i diket, brunnar, uppbyggnad med olika massor och packning.

När utfört arbete dokumenteras med bilder i Ditio får varje bild en geoposition. Då kan Dokka söka fram bilderna och se exakt var de är tagna.

Det är särskilt användbart när beställaren eller en revisor ber om dokumentation från ett visst område i projektet.

«Du kan bara zooma in på en specifik sektion och se all dokumentation som är kopplad till den», säger Morgan.

Spårbarheten har också en kommersiell sida. God dokumentation är viktig för att visa vad som har utförts, dokumentera leveransen till beställaren och ha underlag för att få betalt för arbetet.

Riskanalys och rapportering ute i fält

Dokka har en övergripande riskbedömning för det vanliga arbetet. När en arbetsuppgift innebär högre eller okänd risk, till exempel arbete nära högspänningskablar, gör de en särskild riskanalys (SJA). Då går de igenom arbetet som ska utföras, bedömer risken och bestämmer vilka åtgärder som måste vara på plats innan arbetet börjar.

Riskanalysen genomförs i Ditio. Aktiviteter, risker och åtgärder dokumenteras, och de som ska delta i arbetet signerar.

«Ibland sitter du inne i en bod och kör igenom den, och andra gånger är du ute vid schaktkanten», säger Morgan.

Rapportering direkt från fält

Oönskade händelser rapporteras också direkt från fält i Ditio. De anställda rapporterar där arbetet sker, så att händelsen dokumenteras och kan följas upp.

När de anställda kan göra en riskanalys eller rapportera direkt från fält blir arbetsmiljöarbetet en del av vardagen ute på projektet och inte något som måste dokumenteras i efterhand.

När revisorn ber om KMA-dokumentation

En gång om året får Dokka Entreprenør besök av revisorer. Då räcker det inte att visa upp en handbok med rutiner och processbeskrivningar.

Revisorerna besöker också projekt för att se hur kraven följs i praktiken. Möter de en anställd i en grävmaskin kan de fråga om maskinen är underhållen och om föraren har fått utbildning på just den maskinen. Dokka måste då kunna ta fram dokumentationen som visar att kraven är uppfyllda.

Därför vill Morgan att dokumentationen registreras löpande, där arbetet sker. Då är den lätt att hitta när revisorn frågar.

Mer överblick, mindre uppföljning

När utbildning, timmar, bilder och checklistor registreras medan arbetet pågår hamnar informationen på rätt ställe från start. För Morgan innebär det mindre tid till att efterfråga, kontrollera och rätta dokumentation i efterhand.

Samtidigt har Dokka överblicken redo när den behövs, i den dagliga uppföljningen, gentemot beställaren och när revisorn kommer.

Med Ditio Core är timmar, utbildning, checklistor, bilder, riskanalyser och rapportering samlade i ett system, kopplade till rätt projekt och registrerade där arbetet sker.

Vanliga frågor