Slik jobber Dokka Entreprenør med HMS og kvalitet

Kundehistorie · Dokka Entreprenør

Dokka Entreprenør ga de ansatte utstyrsspesifikk opplæring. Likevel kom det samme avviket tilbake på ISO-revisjonene.

Utfordringen var ikke selve opplæringen. Det var dokumentasjonen.

For HMSKS-leder Morgan Brenden er det et godt eksempel på hva som skal til for å få HMS- og kvalitetsarbeidet til å fungere i praksis. Dokka har 39 ansatte og flere prosjekter i gang samtidig. Kontraktene stiller krav til dokumentasjon av arbeidet som utføres, uavhengig av hvem som er oppdragsgiver. I tillegg er selskapet sertifisert etter ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 og ISO 39001, som innebærer systematisk arbeid med kvalitet, miljø, arbeidsmiljø og trafikksikkerhet.

Samtidig skal rutinene fungere for dem som skal følge dem ute på anlegget. En maskinfører skal først og fremst gjøre jobben sin, men må også kunne dokumentere opplæring, gjennomføre nødvendige kontroller og følge HMS-rutinene som gjelder for arbeidet.

Morgan og prosjektledelsen har en annen utfordring. De må ha oversikt over at kravene blir fulgt, uten å bruke arbeidsdagen på å kontrollere skjemaer, etterspørre dokumentasjon og rydde opp i registreringer i etterkant.

Utstyrsspesifikk opplæring ble et tilbakevendende ISO-avvik

Utstyrsspesifikk opplæring var et område som krevde mye oppfølging.

Opplæringen ble gitt. Utfordringen var å sikre at den var dokumentert.

«Det er ikke det at vi ikke gir utstyrsspesifikk opplæring, men vi har slitt med å dokumentere det», sier Morgan.

Når en ansatt tok i bruk en ny maskin, måtte opplæringen dokumenteres gjennom flere steg. Anleggsleder og maskinfører fylte ut en sjekkliste. Morgan måtte følge opp at den var gjennomført. Deretter ble dokumentasjonen gjort om til PDF og registrert som kompetanse på den ansatte.

Så måtte den samme prosessen gjennomføres for neste person og neste maskin.

Utstyrsspesifikk opplæring ble derfor et avvik som kom tilbake på ISO-revisjonene.

Opplæringen ble gjennomført. Utfordringen var arbeidsflyten rundt dokumentasjonen. Med flere ansatte og maskiner krevde den mange manuelle steg og mye oppfølging fra Morgan.

«Timene i døgnet lar seg ikke gjøre at du klarer å sitte og følge opp dette på en ordentlig og god måte», sier Morgan.

Utfordringen var å ha en arbeidsflyt som gjorde det mulig å dokumentere den systematisk for hver ansatt og hver maskin, uten at Morgan måtte kontrollere og registrere alt manuelt i etterkant.

HMS-dokumentasjon som måtte ryddes opp i etterkant

Det samme mønsteret gikk igjen andre steder.

Ansatte som jobbet på flere prosjekter kunne føre timer om kvelden eller dagen etter. Når registreringen skjedde i etterkant, kunne også bilder og sjekklister havne på feil prosjekt.

Feilen kunne rettes. Men først måtte noen oppdage den. Deretter måtte dokumentasjonen flyttes og korrigeres. Det ga Morgan mer oppfølging i etterkant.

Registrering i etterkant skapte også en utfordring for mannskapsoversikten. På bygge- og anleggsplasser er det krav om oversiktslister over hvem som utfører arbeid på plassen.

Når timene først ble ført om kvelden eller dagen etter, var ikke mannskapslisten nødvendigvis oppdatert mens arbeidet pågikk.

Med ansatte fordelt på flere prosjekter måtte Dokka derfor også vite hvem som var registrert på de ulike prosjektene mens arbeidet pågikk.

Fra registrering i etterkant til riktig dokumentasjon fra start

Da Dokka Entreprenør tok i bruk Ditio Core, endret de også måten arbeidsdagen registreres på.

De ansatte logger seg inn når arbeidsdagen starter. Da velger de prosjekt og arbeidsordre før arbeidet begynner.

Gjennom integrasjonen mellom Ditio og HMSREG blir inn- og utloggingen samtidig brukt til å oppdatere mannskapslisten. Dermed slipper den ansatte å registrere den samme informasjonen flere steder.

Når arbeidsdagen starter på riktig prosjekt, havner også timer, bilder og sjekklister der de skal.

Fordi registreringen skjer i sanntid, ser prosjektledelsen også hvem som er på hvilket prosjekt gjennom hele arbeidsdagen.

Dermed blir dokumentasjonen i mye større grad en del av arbeidsflyten ute på prosjektet.

«Og det blir mindre for meg å følge opp i den daglige driften», sier Morgan.

Enklere å dokumentere opplæringen ute i felt

Arbeidsflyten for utstyrsspesifikk opplæring er også endret.

Hvis noen logger seg på en gravemaskin uten registrert opplæring på den aktuelle maskinen, får Morgan et varsel på dashbordet.

Det gjør det enklere å følge den samme rutinen på tvers av ansatte og maskiner. Opplæringen gjennomføres som før, men dokumentasjonen gjøres enklere der arbeidet skjer, samtidig som Morgan får oversikt over det som mangler.

Sporbar dokumentasjon fra arbeidet ute i felt

Sporbarhet er en viktig del av kvalitetsarbeidet hos Dokka. Det skal være mulig å dokumentere hva som er gjort og finne tilbake til dokumentasjonen når den trengs.

Kontraktene krever at arbeidet som utføres blir dokumentert. Det kan for eksempel være sjekklister som viser rør i grøfta, kummer, oppbygging med ulike masser og komprimering.

Når utført arbeid dokumenteres med bilder i Ditio, får hvert bilde en geoposisjon. Dermed kan Dokka søke opp bildene og se nøyaktig hvor de er tatt.

Det er særlig nyttig når byggherren eller en revisor ber om dokumentasjon fra et bestemt område i prosjektet.

«Du kan bare zoome inn på en spesifikk stikk, så kan du se all dokumentasjon som er knyttet til den», sier Morgan.

Sporbarheten har også en kommersiell side. God dokumentasjon er viktig for å vise hva som er utført, dokumentere leveransen overfor byggherren og ha grunnlag for å få betalt for arbeidet.

Sikker jobbanalyse og varsling ute i felt

Dokka har en overordnet risikovurdering for det vanlige arbeidet. Når en arbeidsoppgave innebærer høyere eller ukjent risiko, for eksempel arbeid nær høyspentkabler, gjennomfører de en sikker jobbanalyse (SJA). Da går de gjennom arbeidet som skal utføres, vurderer risikoen og bestemmer hvilke tiltak som må være på plass før arbeidet starter.

SJA-en gjennomføres i Ditio. Aktiviteter, risiko og tiltak dokumenteres, og de som skal delta i arbeidet signerer.

«Noen ganger sitter du inne i en brakke og kjører den øvelsen, og andre ganger er du ute ved grøftekanten», sier Morgan.

Varsling direkte fra felt

Uønskede hendelser varsles også direkte fra felt i Ditio. De ansatte varsler der arbeidet skjer, slik at hendelsen blir dokumentert og kan følges opp videre.

Når de ansatte kan gjennomføre en SJA eller varsle direkte fra felt, blir HMS-arbeidet en del av arbeidshverdagen ute på prosjektet og ikke noe som må dokumenteres i etterkant.

Når revisoren ber om HMS- og KS-dokumentasjon

En gang i året får Dokka Entreprenør besøk av revisorer. Da holder det ikke å vise frem en håndbok med rutiner og prosessbeskrivelser.

Revisorene besøker også prosjekter for å se hvordan kravene følges i praksis. Møter de en ansatt i en gravemaskin, kan de spørre om maskinen er vedlikeholdt og om føreren har fått opplæring på akkurat den maskinen. Dokka må da kunne finne frem dokumentasjonen som viser at kravene er fulgt.

Derfor er Morgan opptatt av at dokumentasjonen registreres underveis, der arbeidet skjer. Da er den lett å finne når revisoren spør.

Mer oversikt, mindre oppfølging

Når opplæring, timer, bilder og sjekklister registreres mens arbeidet pågår, havner informasjonen på riktig sted fra start. For Morgan betyr det mindre tid på å etterspørre, kontrollere og korrigere dokumentasjon i etterkant.

Samtidig har Dokka oversikten klar når den trengs, i den daglige oppfølgingen, overfor byggherren og når revisoren kommer.

Med Ditio Core er timer, opplæring, sjekklister, bilder, SJA og varsling samlet i ett system, koblet til riktig prosjekt og registrert der arbeidet skjer.

Vanlige spørsmål