So arbeitet Dokka Entreprenør mit Arbeitsschutz und Qualität

Kundengeschichte · Dokka Entreprenør

Dokka Entreprenør hat seine Mitarbeitenden gerätespezifisch geschult. Trotzdem kam bei den ISO-Audits immer wieder dieselbe Abweichung zurück.

Das Problem war nicht die Schulung selbst. Es war die Dokumentation.

Für Morgan Brenden, verantwortlich für HSEQ, ist das ein gutes Beispiel dafür, was nötig ist, damit Arbeitsschutz und Qualität in der Praxis funktionieren. Dokka hat 39 Mitarbeitende und mehrere Projekte gleichzeitig. Die Verträge stellen Anforderungen an die Dokumentation der ausgeführten Arbeit, unabhängig davon, wer der Auftraggeber ist. Zusätzlich ist das Unternehmen nach ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 39001 zertifiziert, was systematische Arbeit an Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und Straßenverkehrssicherheit bedeutet.

Gleichzeitig müssen die Abläufe für diejenigen funktionieren, die sie auf der Baustelle befolgen. Ein Maschinenführer soll vor allem seine Arbeit machen, muss aber auch Schulungen dokumentieren, die nötigen Kontrollen durchführen und die geltenden Arbeitsschutzregeln einhalten können.

Morgan und die Projektleitung stehen vor einer anderen Herausforderung. Sie müssen sicher sein, dass die Anforderungen eingehalten werden, ohne den Arbeitstag mit dem Prüfen von Formularen, dem Nachfordern von Dokumentation und dem nachträglichen Aufräumen von Erfassungen zu verbringen.

Gerätespezifische Schulungen wurden zur wiederkehrenden ISO-Abweichung

Gerätespezifische Schulungen waren ein Bereich, der viel Nachverfolgung erforderte.

Die Schulungen fanden statt. Die Herausforderung war, sicherzustellen, dass sie dokumentiert waren.

«Es ist nicht so, dass wir keine gerätespezifischen Schulungen geben, aber wir hatten Mühe, sie zu dokumentieren», sagt Morgan.

Wenn ein Mitarbeitender eine neue Maschine in Betrieb nahm, musste die Schulung in mehreren Schritten dokumentiert werden. Bauleiter und Maschinenführer füllten eine Checkliste aus. Morgan musste nachhalten, dass sie erledigt war. Anschließend wurde die Dokumentation in ein PDF umgewandelt und als Kompetenz beim Mitarbeitenden erfasst.

Danach musste derselbe Ablauf für die nächste Person und die nächste Maschine wiederholt werden.

Gerätespezifische Schulungen wurden deshalb zu einer Abweichung, die bei den ISO-Audits immer wieder auftauchte.

Die Schulungen wurden durchgeführt. Die Herausforderung war der Ablauf rund um die Dokumentation. Mit mehr Mitarbeitenden und Maschinen erforderte er viele manuelle Schritte und viel Nachverfolgung durch Morgan.

«Der Tag hat nicht genug Stunden, um das ordentlich und gut nachzuhalten», sagt Morgan.

Die Herausforderung war ein Ablauf, der es ermöglichte, die Schulung für jeden Mitarbeitenden und jede Maschine systematisch zu dokumentieren, ohne dass Morgan alles nachträglich manuell prüfen und erfassen musste.

Arbeitsschutzdokumentation, die nachträglich bereinigt werden musste

Dasselbe Muster zeigte sich auch an anderer Stelle.

Mitarbeitende, die auf mehreren Projekten arbeiteten, erfassten ihre Stunden manchmal abends oder am nächsten Tag. Wenn die Erfassung nachträglich erfolgte, konnten auch Fotos und Checklisten im falschen Projekt landen.

Der Fehler ließ sich korrigieren. Aber zuerst musste ihn jemand bemerken. Dann musste die Dokumentation verschoben und korrigiert werden. Das brachte Morgan mehr Nacharbeit.

Die nachträgliche Erfassung war auch ein Problem für die Personalübersicht. Auf Baustellen sind Personallisten darüber vorgeschrieben, wer dort arbeitet.

Wurden die Stunden erst abends oder am nächsten Tag erfasst, war die Personalliste während der Arbeit nicht unbedingt aktuell.

Mit Mitarbeitenden auf mehreren Projekten musste Dokka deshalb auch wissen, wer während der Arbeit auf welchem Projekt erfasst war.

Von nachträglicher Erfassung zur richtigen Dokumentation von Anfang an

Als Dokka Entreprenør Ditio Core einführte, änderte sich auch die Art, wie der Arbeitstag erfasst wird.

Die Mitarbeitenden melden sich zu Arbeitsbeginn an. Dabei wählen sie Projekt und Arbeitsauftrag, bevor die Arbeit beginnt.

Über die Integration zwischen Ditio und HMSREG wird die An- und Abmeldung gleichzeitig genutzt, um die Personalliste zu aktualisieren. So müssen die Mitarbeitenden dieselben Angaben nicht an mehreren Stellen erfassen.

Wenn der Arbeitstag im richtigen Projekt beginnt, landen auch Stunden, Fotos und Checklisten dort, wo sie hingehören.

Weil die Erfassung in Echtzeit erfolgt, sieht die Projektleitung außerdem den ganzen Arbeitstag über, wer auf welchem Projekt ist.

Dadurch wird die Dokumentation viel stärker Teil des Arbeitsablaufs auf dem Projekt.

«Und ich habe im täglichen Betrieb weniger nachzuhalten», sagt Morgan.

Schulungen einfacher vor Ort dokumentieren

Auch der Ablauf für gerätespezifische Schulungen hat sich geändert.

Meldet sich jemand an einem Bagger an, für den keine Schulung an genau dieser Maschine erfasst ist, erhält Morgan eine Meldung auf dem Dashboard.

So wird es einfacher, denselben Ablauf für alle Mitarbeitenden und Maschinen einzuhalten. Die Schulung findet wie bisher statt, aber die Dokumentation wird dort einfacher, wo gearbeitet wird, und Morgan sieht, was fehlt.

Rückverfolgbare Dokumentation von der Arbeit vor Ort

Rückverfolgbarkeit ist ein wichtiger Teil der Qualitätsarbeit bei Dokka. Es soll möglich sein, zu dokumentieren, was gemacht wurde, und die Dokumentation wiederzufinden, wenn sie gebraucht wird.

Die Verträge verlangen, dass die ausgeführte Arbeit dokumentiert wird. Das können zum Beispiel Checklisten sein, die Rohre im Graben, Schächte, den Aufbau mit verschiedenen Massen und die Verdichtung zeigen.

Wenn ausgeführte Arbeiten mit Fotos in Ditio dokumentiert werden, erhält jedes Foto eine Geoposition. So kann Dokka die Fotos suchen und genau sehen, wo sie aufgenommen wurden.

Das ist besonders nützlich, wenn der Bauherr oder ein Auditor Dokumentation zu einem bestimmten Bereich des Projekts anfordert.

«Du kannst einfach auf eine bestimmte Station zoomen und siehst die gesamte Dokumentation, die dazu gehört», sagt Morgan.

Die Rückverfolgbarkeit hat auch eine kommerzielle Seite. Gute Dokumentation ist wichtig, um zu zeigen, was ausgeführt wurde, die Leistung gegenüber dem Bauherrn zu belegen und eine Grundlage für die Bezahlung zu haben.

Gefährdungsanalyse und Meldungen vor Ort

Dokka hat eine übergeordnete Risikobeurteilung für die üblichen Arbeiten. Wenn eine Aufgabe ein höheres oder unbekanntes Risiko mit sich bringt, etwa Arbeiten in der Nähe von Hochspannungskabeln, führen sie eine Gefährdungsanalyse durch. Dabei gehen sie die Arbeit durch, bewerten das Risiko und legen fest, welche Maßnahmen vor Beginn umgesetzt sein müssen.

Die Gefährdungsanalyse wird in Ditio durchgeführt. Tätigkeiten, Risiken und Maßnahmen werden dokumentiert, und alle Beteiligten unterschreiben.

«Manchmal sitzt du im Baucontainer und gehst sie durch, und ein anderes Mal stehst du draußen am Grabenrand», sagt Morgan.

Meldungen direkt von der Baustelle

Unerwünschte Ereignisse werden außerdem direkt von der Baustelle in Ditio gemeldet. Die Mitarbeitenden melden dort, wo gearbeitet wird, sodass das Ereignis dokumentiert ist und weiterverfolgt werden kann.

Wenn die Mitarbeitenden eine Gefährdungsanalyse durchführen oder direkt von der Baustelle melden können, wird Arbeitsschutz Teil des Arbeitsalltags auf dem Projekt und nicht etwas, das nachträglich dokumentiert werden muss.

Wenn der Auditor Dokumentation zu Arbeitsschutz und Qualität anfordert

Einmal im Jahr bekommt Dokka Entreprenør Besuch von Auditoren. Ein Handbuch mit Abläufen und Prozessbeschreibungen vorzuzeigen, reicht dann nicht.

Die Auditoren besuchen auch Projekte, um zu sehen, wie die Anforderungen in der Praxis eingehalten werden. Treffen sie einen Mitarbeitenden in einem Bagger, fragen sie vielleicht, ob die Maschine gewartet ist und ob der Fahrer an genau dieser Maschine geschult wurde. Dokka muss dann die Dokumentation finden können, die zeigt, dass die Anforderungen erfüllt sind.

Deshalb legt Morgan Wert darauf, dass die Dokumentation laufend dort erfasst wird, wo gearbeitet wird. Dann ist sie leicht zu finden, wenn der Auditor fragt.

Mehr Überblick, weniger Nachverfolgung

Wenn Schulungen, Stunden, Fotos und Checklisten erfasst werden, während die Arbeit läuft, landen die Informationen von Anfang an am richtigen Ort. Für Morgan bedeutet das weniger Zeit für das Nachfordern, Prüfen und Korrigieren von Dokumentation im Nachhinein.

Gleichzeitig hat Dokka den Überblick parat, wenn er gebraucht wird, in der täglichen Nachverfolgung, gegenüber dem Bauherrn und wenn der Auditor kommt.

Mit Ditio Core sind Stunden, Schulungen, Checklisten, Fotos, Gefährdungsanalysen und Meldungen in einem System gesammelt, dem richtigen Projekt zugeordnet und dort erfasst, wo gearbeitet wird.

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