Come Dokka Entreprenør gestisce sicurezza e qualità
Storia del cliente · Dokka Entreprenør
Dokka Entreprenør dava ai dipendenti la formazione specifica sui mezzi. Eppure agli audit ISO tornava sempre la stessa non conformità.
Il problema non era la formazione in sé. Era la documentazione.
Per Morgan Brenden, responsabile HSEQ, è un buon esempio di ciò che serve per far funzionare sicurezza e qualità nella pratica. Dokka ha 39 dipendenti e diversi cantieri attivi contemporaneamente. I contratti richiedono la documentazione del lavoro eseguito, indipendentemente da chi sia il committente. Inoltre l’azienda è certificata ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 39001, il che comporta un lavoro sistematico su qualità, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro e sicurezza stradale.
Allo stesso tempo, le procedure devono funzionare per chi le segue in cantiere. Un operatore deve prima di tutto fare il proprio lavoro, ma deve anche poter documentare la formazione, svolgere i controlli necessari e seguire le procedure di sicurezza previste per il lavoro.
Morgan e la direzione di progetto hanno una sfida diversa. Devono sapere che i requisiti vengono rispettati, senza passare la giornata a controllare moduli, sollecitare documentazione e sistemare le registrazioni a posteriori.
La formazione sui mezzi è diventata una non conformità ISO ricorrente
La formazione specifica sui mezzi era un ambito che richiedeva molto lavoro di verifica.
La formazione veniva fatta. La sfida era assicurarsi che fosse documentata.
«Non è che non facciamo la formazione specifica sui mezzi, ma abbiamo fatto fatica a documentarla», dice Morgan.
Quando un dipendente iniziava a usare una nuova macchina, la formazione doveva essere documentata in diversi passaggi. Il capocantiere e l’operatore compilavano una checklist. Morgan doveva verificare che fosse stata fatta. Poi la documentazione veniva trasformata in PDF e registrata come competenza del dipendente.
Poi lo stesso processo andava ripetuto per la persona successiva e la macchina successiva.
La formazione specifica sui mezzi è quindi diventata una non conformità che tornava agli audit ISO.
La formazione veniva svolta. La sfida era il flusso di lavoro intorno alla documentazione. Con più dipendenti e macchine richiedeva molti passaggi manuali e molte verifiche da parte di Morgan.
«Le ore della giornata non bastano per stare dietro a tutto questo in modo serio», dice Morgan.
La sfida era avere un flusso di lavoro che permettesse di documentare la formazione in modo sistematico per ogni dipendente e ogni macchina, senza che Morgan dovesse controllare e registrare tutto a mano a posteriori.
Documentazione di sicurezza da sistemare a posteriori
Lo stesso schema si ripeteva altrove.
I dipendenti che lavoravano su più progetti potevano registrare le ore la sera o il giorno dopo. Quando la registrazione avveniva a posteriori, anche foto e checklist potevano finire sul progetto sbagliato.
L’errore si poteva correggere. Ma prima qualcuno doveva accorgersene. Poi la documentazione andava spostata e corretta. Questo dava a Morgan più verifiche a posteriori.
La registrazione a posteriori creava anche un problema per la panoramica del personale. Nei cantieri è obbligatorio tenere elenchi del personale di chi lavora sul posto.
Quando le ore venivano registrate solo la sera o il giorno dopo, l’elenco del personale non era necessariamente aggiornato mentre il lavoro era in corso.
Con dipendenti distribuiti su più progetti, Dokka doveva quindi anche sapere chi era registrato sui diversi progetti mentre il lavoro era in corso.
Dalla registrazione a posteriori alla documentazione corretta fin dall’inizio
Quando Dokka Entreprenør ha adottato Ditio Core, ha cambiato anche il modo in cui si registra la giornata di lavoro.
I dipendenti accedono all’inizio della giornata. Scelgono progetto e ordine di lavoro prima di iniziare.
Grazie all’integrazione tra Ditio e HMSREG, l’accesso e l’uscita servono allo stesso tempo ad aggiornare l’elenco del personale. Così il dipendente non deve registrare le stesse informazioni in più posti.
Quando la giornata inizia sul progetto giusto, anche ore, foto e checklist finiscono dove devono.
Poiché la registrazione avviene in tempo reale, la direzione del progetto vede anche chi lavora su quale progetto durante tutta la giornata.
Così la documentazione diventa molto di più parte del flusso di lavoro in cantiere.
«E mi resta meno da seguire nella gestione quotidiana», dice Morgan.
Più facile documentare la formazione in cantiere
Anche il flusso per la formazione specifica sui mezzi è cambiato.
Se qualcuno accede a un escavatore senza formazione registrata su quella macchina, Morgan riceve un avviso sulla dashboard.
«Ora ricevo un messaggio sulla mia dashboard se qualcuno accede all’escavatore senza aver fatto la formazione. Così per me è facile seguire la cosa.»
Morgan Brenden, responsabile HSEQ di Dokka Entreprenør
Diventa così più facile seguire la stessa procedura per tutti i dipendenti e tutte le macchine. La formazione si svolge come prima, ma la documentazione è più semplice là dove si lavora, e Morgan ha una visione di ciò che manca.
Documentazione tracciabile dal lavoro in cantiere
La tracciabilità è una parte importante del lavoro sulla qualità in Dokka. Deve essere possibile documentare ciò che è stato fatto e ritrovare la documentazione quando serve.
I contratti richiedono che il lavoro eseguito venga documentato. Possono essere, ad esempio, checklist che mostrano le tubazioni nello scavo, i pozzetti, la stratigrafia con materiali diversi e la compattazione.
Quando il lavoro eseguito viene documentato con foto in Ditio, ogni foto riceve una geolocalizzazione. Dokka può così cercare le foto e vedere esattamente dove sono state scattate.
È particolarmente utile quando il committente o un auditor chiede documentazione relativa a un’area specifica del progetto.
«Puoi semplicemente zoomare su una progressiva specifica e vedere tutta la documentazione collegata», dice Morgan.
La tracciabilità ha anche un lato commerciale. Una buona documentazione è importante per mostrare ciò che è stato eseguito, documentare la consegna al committente e avere una base per essere pagati per il lavoro.
Analisi di sicurezza e segnalazioni in cantiere
Dokka ha una valutazione dei rischi generale per il lavoro abituale. Quando un’attività comporta un rischio più alto o sconosciuto, ad esempio lavori vicino a cavi ad alta tensione, svolgono un’analisi di sicurezza del lavoro. Esaminano il lavoro da fare, valutano il rischio e decidono quali misure devono essere in atto prima di iniziare.
L’analisi di sicurezza si svolge in Ditio. Attività, rischi e misure vengono documentati, e chi partecipa al lavoro firma.
«A volte sei seduto in una baracca di cantiere a farla, altre volte sei fuori sul bordo dello scavo», dice Morgan.
Segnalazioni direttamente dal cantiere
Anche gli eventi indesiderati vengono segnalati direttamente dal cantiere in Ditio. I dipendenti segnalano là dove si lavora, così l’evento viene documentato e può essere seguito.
Quando i dipendenti possono svolgere un’analisi di sicurezza o segnalare direttamente dal cantiere, la sicurezza diventa parte della giornata di lavoro in cantiere e non qualcosa da documentare a posteriori.
Quando l’auditor chiede la documentazione su sicurezza e qualità
Una volta all’anno Dokka Entreprenør riceve la visita degli auditor. Non basta mostrare un manuale con procedure e descrizioni dei processi.
Gli auditor visitano anche i cantieri per vedere come i requisiti vengono rispettati nella pratica. Se incontrano un dipendente su un escavatore, possono chiedere se la macchina è manutenuta e se l’operatore è stato formato proprio su quella macchina. Dokka deve allora poter trovare la documentazione che dimostra che i requisiti sono stati rispettati.
Per questo Morgan vuole che la documentazione venga registrata strada facendo, là dove si lavora. Così è facile da trovare quando l’auditor la chiede.
Più visione d’insieme, meno verifiche
«La visione semplice sulla dashboard ha un grande valore: abbiamo il controllo del personale, delle competenze e della formazione sui mezzi. Sono tre cose importanti in un’azienda.»
Morgan Brenden, responsabile HSEQ di Dokka Entreprenør
Quando formazione, ore, foto e checklist vengono registrate mentre il lavoro è in corso, le informazioni finiscono nel posto giusto fin dall’inizio. Per Morgan significa meno tempo per sollecitare, controllare e correggere la documentazione a posteriori.
Allo stesso tempo Dokka ha la visione d’insieme pronta quando serve, nella gestione quotidiana, verso il committente e quando arriva l’auditor.
Con Ditio Core ore, formazione, checklist, foto, analisi di sicurezza e segnalazioni sono raccolte in un unico sistema, collegate al progetto giusto e registrate là dove si lavora.
Cosa è cambiato con Ditio Core
- Formazione sui mezziLa formazione si documenta facilmente in cantiere e le registrazioni mancanti diventano visibili.
- Panoramica del personaleAccesso e uscita aggiornano l’elenco del personale tramite HMSREG.
- DocumentazioneFoto e checklist vengono registrate sul progetto giusto mentre il lavoro è in corso.
- TracciabilitàLa geolocalizzazione permette di trovare la documentazione di punti specifici del progetto.
- Analisi di sicurezza e segnalazioniAnalisi di sicurezza ed eventi indesiderati vengono registrati e seguiti in un’unica piattaforma.
- VerificheMeno tempo per correggere e sollecitare la documentazione nella gestione quotidiana.
Chi è Dokka Entreprenør
Dokka Entreprenør è un’impresa di scavi e movimento terra per strade e opere di fondazione, con sede a Dokka, nel comune di Nordre Land in Norvegia, e 39 dipendenti.
Dokka Entreprenør è certificata ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 39001. Tra i committenti ci sono l’amministrazione stradale norvegese, le contee, i comuni e altre imprese edili.
L’azienda usa Ditio Core e Ditio Flow.
Domande frequenti
Come lavora Dokka Entreprenør con sicurezza e qualità?
Dokka registra la documentazione di sicurezza e qualità là dove si lavora. Formazione, ore, checklist, foto, analisi di sicurezza e segnalazioni vengono registrate in Ditio Core e collegate al progetto giusto fin dall’inizio. Il responsabile HSEQ Morgan Brenden non deve quindi sollecitare e sistemare la documentazione a posteriori.
Quali certificazioni ISO ha Dokka Entreprenør?
Dokka Entreprenør è certificata ISO 9001 (qualità), ISO 14001 (ambiente), ISO 45001 (salute e sicurezza sul lavoro) e ISO 39001 (sicurezza stradale). Gli auditor vengono una volta all’anno e visitano anche i progetti per vedere come i requisiti vengono rispettati nella pratica.
Come mantiene Dokka aggiornati gli elenchi del personale?
I dipendenti accedono a Ditio Core all’inizio della giornata di lavoro. Grazie all’integrazione con HMSREG, accesso e uscita vengono usati per aggiornare l’elenco del personale in tempo reale.
Come trova Dokka la documentazione quando il committente o l’auditor la chiede?
Le foto scattate in Ditio ricevono una geolocalizzazione. Dokka può quindi zoomare su una zona specifica della mappa e vedere tutta la documentazione collegata, anche dopo che il lavoro è stato ricoperto.
Che cos’è un’analisi di sicurezza (SJA)?
Un’analisi di sicurezza è una verifica dei rischi e delle misure prima di un’attività con rischio più alto o sconosciuto, ad esempio lavori vicino a cavi ad alta tensione. In Dokka l’analisi si svolge in Ditio, e chi partecipa al lavoro firma.