Perché la documentazione del trasporto di materiali diventa sempre più importante nei progetti di costruzione

Il trasporto di materiali è spesso uno dei principali fattori di costo in un progetto di costruzione. Eppure in molti casi viene ancora gestito con elenchi manuali, registrazioni tardive e report che offrono valore solo a giornata conclusa.

I requisiti di documentazione sono cambiati rapidamente negli ultimi anni. Committenti e autorità si aspettano dati più dettagliati su ciò che accade realmente in cantiere.

Da dove provengono i materiali? Dove vengono trasportati? Quanti ne sono stati movimentati? Di che tipo di materiale si tratta? E tutto questo può essere documentato quando qualcuno lo richiede?

Per gli appaltatori, ciò significa che la documentazione del trasporto di materiali non riguarda più solo l’amministrazione. Riguarda la tracciabilità, la gestione del rischio, il controllo del progetto e decisioni migliori in corso d’opera.

I requisiti di tracciabilità aumentano

In molti progetti vengono gestiti materiali che richiedono una documentazione accurata. Possono essere terreni contaminati, terre di scavo con solfuri, materiali da galleria contenenti azoto o masse terrose che devono essere trattate e collocate in modi specifici.

In questi casi non è sufficiente sapere che i materiali sono stati trasportati via.

L’appaltatore deve poter documentare da dove provengono i materiali, quanti ne sono stati trasportati, quando è avvenuto il trasporto e dove sono stati depositati.

Ciò diventa particolarmente importante nei progetti in cui vengono gestiti diversi tipi di materiale in parallelo. Materiali puliti, contaminati e riciclati possono avere requisiti diversi per ricevimento, stoccaggio temporaneo e utilizzo successivo. Il progetto deve quindi avere il controllo su origine, quantità e collocazione. Non basta sapere che i materiali sono stati spostati. Bisogna poter dimostrare da dove sono venuti, dove sono finiti e quando è avvenuto il trasporto.

Un numero crescente di appaltatori constata che i committenti desiderano un accesso continuo a questi dati. Ciò è dovuto ai requisiti ambientali, alle normative e alla necessità di un migliore controllo per tutta la durata del progetto.

I processi manuali rendono la documentazione vulnerabile

Molti progetti dipendono ancora da procedure manuali per monitorare il trasporto dei materiali. Le informazioni vengono solitamente registrate su carta, in Excel o in sistemi diversi che non comunicano tra loro.

Questo rende la documentazione difficile da recuperare e aumenta al contempo il rischio di errori.

Quando le informazioni devono essere raccolte manualmente da più fonti, diventa anche difficile avere un quadro aggiornato della produzione. Quanti materiali sono stati trasportati? Dove si trovano i veicoli? Dove si accumulano i tempi di attesa? La capacità viene sfruttata in modo ottimale?

Il risultato è spesso che la direzione del progetto non dispone delle informazioni necessarie nel momento in cui devono essere prese le decisioni.

I dati in tempo reale migliorano le operazioni

Per questo motivo sempre più appaltatori stanno passando a soluzioni digitali per documentare e monitorare il trasporto di materiali.

Quando i dati vengono registrati automaticamente dal campo, è possibile seguire il trasporto in modo continuativo per tutta la durata del progetto. La direzione del progetto ottiene una migliore visibilità su dove si trovano i veicoli, dove vengono trasportati i materiali e come procede la produzione.

Questo facilita l’individuazione di colli di bottiglia, la riduzione dei tempi di attesa e la correzione delle operazioni in corso d’opera.

Si tratta di un cambiamento importante. La documentazione non è più qualcosa da consegnare solo alla fine. Usata correttamente, diventa uno strumento per gestire meglio la produzione ogni giorno.

Dati migliori significano migliore redditività

Per molti appaltatori, il trasporto di materiali rappresenta una quota significativa dei costi di progetto. Piccoli miglioramenti nel flusso di trasporto, nei tempi di attesa, nei tempi di ciclo o nell’utilizzo della capacità possono quindi avere un grande impatto su avanzamento lavori e redditività.

Una sfida comune è trovare il giusto equilibrio nella capacità di trasporto. Se il progetto ha troppi pochi mezzi, le macchine aspettano. Se ne ha troppi, i mezzi aspettano. In entrambi i casi si generano costi. Quando la direzione del progetto può monitorare continuamente i tempi di ciclo, i tempi di attesa e il flusso di trasporto, diventa più facile adeguare la capacità e utilizzare le risorse in modo più efficiente.

La documentazione diventa allora qualcosa di più di un semplice consuntivo. Diventa la base per operazioni migliori mentre il progetto è in corso.

Quando gli appaltatori hanno accesso ai dati reali del trasporto, diventa più facile capire dove vengono impiegate le risorse, dove si generano perdite e dove c’è margine di miglioramento.

Questo fornisce una base migliore per le decisioni quotidiane, ma anche per il calcolo e la pianificazione di progetti futuri.

La documentazione diventa parte della gestione del progetto

Tradizionalmente, gran parte della documentazione viene raccolta al termine del progetto. Il problema è che spesso è troppo tardi.

Quando i dati dal campo sono disponibili mentre i lavori sono in corso, la documentazione diventa parte della gestione quotidiana del progetto. Questo offre una migliore visibilità per tutto il progetto, una rendicontazione più semplice e una maggiore qualità delle basi decisionali.

L’appaltatore non ottiene solo risposte su ciò che è successo. Ottiene una visione di ciò che sta accadendo ora e di ciò che può essere migliorato.

I dati digitali diventano un vantaggio competitivo

I committenti si aspettano sempre più una documentazione basata su dati reali dal progetto, non solo su report manuali e stime.

Per gli appaltatori, ciò significa che la capacità di documentare il trasporto di materiali diventa sempre più importante. Non solo per soddisfare i requisiti di tracciabilità e rendicontazione, ma anche per ottenere un migliore controllo sulla produzione mentre i lavori sono in corso.

Chi ottiene i migliori risultati è chi utilizza la documentazione in modo attivo. Non solo come prova a posteriori, ma come informazione operativa nel lavoro quotidiano.

Come Ditio aiuta gli appaltatori con il trasporto di materiali

Ditio Flow aiuta gli appaltatori a documentare e monitorare il trasporto di materiali in tempo reale.

Raccogliendo dati direttamente dal campo, la direzione del progetto ottiene una migliore visibilità su produzione, capacità, flusso di trasporto e utilizzo delle risorse. Allo stesso tempo, tracciabilità e documentazione diventano più facili da gestire per tutto il progetto.

Ditio Flow rende il trasporto di materiali misurabile, tracciabile e gestibile.

Il risultato è meno lavoro manuale, un migliore controllo del progetto e una base decisionale più solida per aumentare la redditività del progetto.